Incluir as datas corretas numa fatura é crucial para cumprir as obrigações fiscais e garantir a validade das transações comerciais. Apesar disso, muitas pessoas têm dúvidas durante o processo de faturação.
Neste artigo, vamos explicar quais são as datas obrigatórias numa fatura e por que elas são tão importantes para a conformidade legal.
A importância da fatura e o seu enquadramento legal
A fatura é um documento essencial no mundo dos negócios. Ela funciona como um comprovativo oficial de uma transação comercial entre você, que fornece um produto ou serviço, e o seu cliente.
Em Portugal, a emissão de fatura é obrigatória para todas as operações sujeitas a Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA). Essa exigência garante a transparência fiscal das transações, permitindo que a Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) acompanhe e fiscalize as operações de forma eficiente.
Que datas devem constar numa fatura?
A emissão correta de faturas é essencial para garantir a conformidade fiscal das empresas em Portugal. De acordo com a legislação em vigor, as empresas devem emitir cada fatura no prazo máximo de cinco dias úteis após a data em que o imposto se torna exigível. Este prazo reveste-se de particular importância em transações como a entrega de bens ou a prestação de serviços, pois é fundamental que o IVA seja declarado de forma correta e atempada. Assim, as empresas asseguram o cumprimento das suas obrigações fiscais e evitam potenciais problemas com a Autoridade Tributária.
Datas obrigatórias numa fatura
A correta emissão de faturas é fundamental para garantir a transparência fiscal e o cumprimento das normas legais em Portugal. Além da data de emissão, obrigatória em todas as faturas, existem outros elementos essenciais que devem ser incluídos para assegurar a rastreabilidade das transações e garantir a conformidade legal.
- Numeração Sequencial e Rastreabilidade: cada fatura deve seguir uma numeração sequencial, assegurando que não ocorram duplicações ou omissões. Este requisito é crucial para garantir a rastreabilidade das operações comerciais e facilitar a auditoria por parte da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT).
- Identificação do Fornecedor e do Cliente: a fatura deve conter informações detalhadas sobre as partes envolvidas na transação:
- Fornecedor: Nome ou firma, morada fiscal e número de identificação fiscal (NIF);
- Cliente: Nome, firma ou denominação social, morada e NIF. Para consumidores finais, a inclusão do NIF só é obrigatória caso seja solicitada no momento da compra.
- Descrição Detalhada da Transação: é fundamental especificar os bens ou serviços fornecidos, incluindo:
- Quantidade e unidade de medida (exemplo: 5 unidades, 2 horas de serviço);
- Denominação clara dos bens ou serviços;
- Detalhes adicionais necessários para determinar a taxa de IVA aplicável.
- Valores e Taxas Aplicáveis: Cada fatura deve discriminar claramente:
- Preço líquido (antes de impostos);
- Valor tributável (base sobre a qual o IVA é aplicado);
- Taxas de IVA (6%, 13% ou 23%, conforme o tipo de bem ou serviço);
- Montante do imposto devido.
Se a fatura incluir isenções de IVA, deve ser indicada a base legal que justifica essa isenção (por exemplo, artigos do Código do IVA).
Data da Transação: Se a data em que os bens foram entregues ou os serviços prestados não coincidir com a data de emissão da fatura, esta deve ser indicada separadamente. Isto assegura que a exigibilidade do imposto está corretamente definida.
Estes elementos garantem transparência na transação e permitem a correta identificação do responsável pela emissão da fatura.
Código QR e ATCUD
Desde 2022, a legislação fiscal portuguesa tornou obrigatória a inclusão do Código QR e do ATCUD (Código Único de Documento) em todas as faturas e documentos fiscalmente relevantes. Estes elementos foram implementados com o objetivo de reforçar a segurança fiscal, combater a evasão fiscal e simplificar o processamento das faturas, tanto para as empresas como para os consumidores.
O Código QR, por sua vez, facilita a introdução dos dados nas declarações fiscais, tornando o processo mais ágil e eficiente. Já o ATCUD assegura a unicidade da fatura e, ao mesmo tempo, simplifica o controlo por parte da Autoridade Tributária, permitindo-lhe monitorizar as transações de forma mais eficaz. Assim, ambos os elementos contribuem para um sistema fiscal mais transparente e seguro.
Regime de IVA aplicado
Ao emitir uma fatura, é obrigatório indicar o regime de IVA aplicável, que pode ser um dos seguintes:
- Regime normal: este é o regime mais comum e aplica-se à maioria das empresas e trabalhadores independentes que ultrapassam o limite de faturação anual de 13.500€.
- Regime de isenção de IVA: algumas operações podem estar isentas de IVA, mas a isenção deve ser justificada na fatura com a referência ao artigo do Código do IVA que suporta essa isenção.
- IVA à taxa reduzida ou intermédia: como mencionado no Regime Normal de IVA, algumas operações beneficiam de taxas mais baixas para produtos e serviços essenciais. A correta aplicação da taxa reduzida (6%) ou intermédia (13%) deve ser feita com base na lista oficial da AT, para evitar erros e possíveis penalizações.
- Regime de IVA de caixa: o Regime de IVA de Caixa permite que as empresas liquidem o IVA apenas quando recebem o pagamento dos clientes, em vez de quando emitem a fatura.
- Regime dos bens em segunda mão: este regime aplica-se à venda de bens usados, antiguidades e objetos de coleção, permitindo que o IVA seja calculado apenas sobre a margem de lucro do vendedor e não sobre o valor total da transação.
Portanto, a correta identificação do regime de IVA nas faturas é crucial para garantir a transparência e a legalidade das operações comerciais em Portugal. Além disso, assegura o cumprimento das obrigações fiscais e evita problemas com a Autoridade Tributária.
Termos de pagamento
Embora não seja uma exigência legal, incluir os termos e condições de pagamento na fatura representa uma boa prática comercial. Esta abordagem pode ajudar a reduzir atrasos, melhorar a gestão financeira da empresa e garantir um fluxo de caixa mais estável.
Ao definir claramente as regras de pagamento, os clientes ficam informados sobre os prazos, os métodos de pagamento aceites e as eventuais penalizações por incumprimento. Dessa forma, cria-se um ambiente de negócios mais transparente e profissional, o que fortalece o relacionamento entre fornecedores e clientes.
Os termos e condições de pagamento podem ser apresentados de forma clara na fatura, destacando os seguintes pontos:
- Prazo de pagamento;
- Forma de pagamento;
- Penalizações por atraso.
Com esta prática, a empresa assegura que ambas as partes estejam alinhadas, prevenindo mal-entendidos e contribuindo para um processo de pagamento mais eficiente.
Outras informações relevantes
Em determinadas atividades económicas, a simples emissão de uma fatura com os dados básicos pode não ser suficiente para cumprir os requisitos legais e regulamentares. Dependendo do setor de atividade e do tipo de transação, será necessário incluir informações adicionais para garantir a validade legal da fatura, evitar penalizações e assegurar a conformidade com normas específicas.
Por exemplo, o número de alvará é essencial em setores regulamentados, como a construção civil e a engenharia, onde apenas empresas devidamente licenciadas podem executar determinadas obras.
Além disso, licenças específicas podem ser exigidas para algumas atividades, sendo necessário mencionar na fatura os documentos que atestam que a empresa está legalmente habilitada a operar.
Por fim, em algumas transações comerciais, especialmente em serviços prestados a longo prazo, será necessário incluir uma referência ao contrato subjacente à fatura, garantindo, assim, que a transação esteja conforme os acordos previamente estabelecidos.
Portanto, é crucial que as empresas atentem a todos os requisitos legais aplicáveis ao seu setor para evitar problemas fiscais e garantir a conformidade em todas as operações.
Considerações finais
Assegurar que todas as informações obrigatórias estão corretamente incluídas na fatura é fundamental para garantir a conformidade com a Autoridade Tributária e Aduaneira. Ao cumprir estas obrigações legais, nomeadamente com a correta inclusão das datas, evita-se penalizações e, ao mesmo tempo, reforça-se a credibilidade da empresa perante clientes e parceiros comerciais.
Além disso, manter-se informado e cumprir todas as exigências fiscais é essencial para garantir a sustentabilidade e confiança do seu negócio.
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