O que é a Informação Empresarial Simplificada (IES) e por que é obrigatória?
A Informação Empresarial Simplificada (IES) é uma obrigação declarativa essencial para as empresas, pois centraliza a comunicação das suas informações contabilísticas anuais a várias entidades governamentais. Entre as principais instituições que recebem estes dados são:
- Autoridade Tributária e Aduaneira (AT)
- Banco de Portugal (BP)
- Instituto Nacional de Estatística (INE)
- Instituto de Registos e Notariado (IRN)
- Direção-Geral das Atividades Económicas (DGAE)
O grande propósito da IES é simplificar e unificar o processo de reporte de informação financeira, permitindo que as empresas cumpram as suas obrigações fiscais, contabilísticas e estatísticas de forma mais eficiente. Assim, ao integrar num único documento os dados exigidos por estas entidades, a IES assegura uma maior transparência e conformidade legal, facilitando a prestação de contas e reduzindo a duplicação de esforços administrativos.
Que informações devem ser incluídas?
Ao longo dos anos, a Informação Empresarial Simplificada (IES) foi sendo atualizada, incorporando novas obrigações declarativas além dos tradicionais dados contabilísticos e fiscais das empresas. Como resultado, os formulários passaram a incluir informações adicionais que, em alguns casos, não são da responsabilidade direta do Contabilista Certificado.
Exemplos disso incluem os dados estatísticos específicos do Anexo R e a atualização de informações no Registo Central do Beneficiário Efetivo (RCBE).
Embora façam parte da IES, estas declarações podem exigir a colaboração de outros responsáveis dentro da empresa, garantindo que toda a informação submetida está correta e conforme as exigências legais.
Como preparar a entrega da IES?
Para facilitar o preenchimento do Anexo A da IES, o Contabilista Certificado deve seguir alguns passos essenciais:
- Rever a estrutura do plano de contas.
- Garantir a correta aplicação dos pressupostos contabilísticos no fecho de contas.
- Verificar as contas de balanço.
- Validar as contas de resultados e a sua correta agregação.
- Incluir informações adicionais no anexo às contas.
- Confirmar a atualização dos dados no RCBE.
- Preencher corretamente os dados estatísticos do Anexo R.
Ao seguir estas boas práticas, o processo de submissão da IES torna-se mais ágil e eficiente, evitando erros e potenciais penalizações.
1. Rever a estrutura do plano de contas
O primeiro passo crucial neste processo é rever cuidadosamente a estrutura do plano de contas, garantindo que está devidamente alinhada com as normas e diretrizes estabelecidas pelo Sistema de Normalização Contabilística (SNC). Este alinhamento é fundamental, uma vez que a conformidade com o SNC assegura a precisão e a clareza das informações financeiras prestadas.
É importante notar que cada tipo de empresa – microentidades, pequenas entidades ou empresas sujeitas ao regime geral – possui requisitos específicos. Por isso, é essencial garantir a coerência na estrutura e na natureza das contas agregadoras, de modo a facilitar a correta classificação e apresentação dos dados. Além disso, em alguns casos, poderá ser necessário criar subcontas, o que permitirá uma atribuição mais precisa das taxonomias, facilitando, assim, o preenchimento automático dos anexos da IES.
2. Garantir o correto cumprimento dos pressupostos contabilísticos do encerramento de contas
É fundamental garantir o cumprimento dos pressupostos contabilísticos no fecho de contas. A correta especialização dos exercícios e o corte de operações são aspetos essenciais para assegurar o balanceamento entre rendimentos e gastos no mesmo período.
A verificação de acréscimos e diferimentos, inventários finais e reconciliações de contas – como caixa, bancos, clientes, fornecedores e financiamentos – é crucial para evitar inconsistências.
3. Verificação das contas de balanço
Outro ponto igualmente importante a ter em consideração é a verificação rigorosa das contas de balanço. Este processo é essencial, uma vez que certas contas não podem, sob nenhuma circunstância, apresentar saldos devedores ou credores no final do período contabilístico. A existência de erros nestes saldos pode resultar na rejeição da submissão do ficheiro SAF-T da Contabilidade, o que, por sua vez, pode causar atrasos e complicações desnecessárias no processo de entrega da declaração fiscal.
Por exemplo, é fundamental garantir que contas de caixa, bancos, clientes ou outros devedores não apresentem saldos credores. De igual modo, contas de fornecedores ou outros credores não devem apresentar saldos devedores.
4. Validação das contas de resultados e a sua correta agregação
Além disso, a validação das contas de resultados e a sua correta agregação são etapas cruciais para garantir a exatidão e fiabilidade dos cálculos financeiros. Este processo é especialmente importante, pois assegura que todas as informações apresentadas estão conforme as normas contabilísticas e fiscais em vigor.
Para tanto, é fundamental que indicadores chave como o EBITDA (resultado antes de encargos de financiamento, impostos, depreciações e amortizações), o EBIT (resultado operacional antes de encargos financeiros e impostos), o EBT (resultado antes de impostos) e o resultado líquido sejam cuidadosamente analisados e verificados. A análise detalhada de cada um destes indicadores não só permite um melhor entendimento do desempenho financeira da empresa, mas também facilita a tomada de decisões estratégicas.
Assim, ao dedicar a devida atenção a estes cálculos, o Contabilista Certificado contribui para a obtenção de uma imagem financeira clara e precisa, o que, por sua vez, fortalece a transparência da gestão e a confiança das partes interessadas, como investidores e autoridades fiscais.
5. Informação adicional para os quadros do anexo às contas
Outro aspeto fundamental a ter em consideração é o preenchimento correto dos quadros do anexo às contas. Mesmo no caso das microentidades, este processo pode exigir a inclusão de informações detalhadas, dependendo das especificidades da empresa e do seu enquadramento contabilístico. Assim, é essencial que o Contabilista Certificado esteja atento a todos os requisitos para garantir a conformidade com as obrigações fiscais e contabilísticas.
Entre os dados que devem ser incluídos com o máximo rigor, destacam-se as subcontas de fornecimentos e serviços externos, o volume de negócios discriminado por Código de Atividade Económica (CAE) e os movimentos agregados de caixa e depósitos bancários. Além disso, a precisão destas informações não só facilita a análise financeira da empresa, como também contribui para uma maior transparência e credibilidade junto das entidades reguladoras e fiscais.
6. Confirmação dos dados no RCBE
A confirmação dos dados no Registo Central do Beneficiário Efetivo (RCBE) constitui uma obrigação essencial e deve ser realizada diretamente na folha de rosto da IES, mais precisamente no quadro 11. Este passo é indispensável para assegurar a conformidade com as exigências legais e evitar possíveis penalizações por omissões ou informações incorretas.
Para cumprir este requisito de forma correta e segura, o Contabilista Certificado deve, antes de mais, garantir que dispõe de uma declaração assinada pelo declarante. Este documento é fundamental, pois confirma que todas as informações fornecidas estão rigorosamente exatas e devidamente atualizadas à data de referência. Além disso, ao adotar esta prática, o profissional não só protege a empresa contra eventuais irregularidades, como reforça a fiabilidade dos dados perante as autoridades competentes.
7. Dados estatísticos (Anexo R)
Por fim, é fundamental preencher corretamente os dados estatísticos do Anexo R, uma etapa que requer atenção redobrada. Este anexo abrange não apenas informações contabilísticas, mas também detalhes específicos sobre os estabelecimentos comerciais da entidade. Assim, para cada estabelecimento, é necessário indicar de forma rigorosa o tipo de localização, a insígnia, a área total e o número médio de trabalhadores ao longo do ano. Para assegurar a exatidão destes dados, recomenda-se que o Contabilista Certificado obtenha as informações diretamente junto da gerência da empresa, garantindo que todos os elementos fornecidos estão atualizados e corretos.
Além disso, a preparação da IES exige uma abordagem estruturada, baseada na organização, no planeamento eficiente e na atenção ao detalhe. Seguindo estas boas práticas, o Contabilista Certificado não só assegura um processo de submissão mais rápido e eficaz, como também reduz significativamente o risco de erros que possam resultar na rejeição da declaração. Para além do cumprimento das obrigações fiscais e legais, este cuidado contribui para uma gestão financeira mais transparente, beneficiando diretamente a empresa, os seus responsáveis contabilísticos e a credibilidade do negócio no mercado.
