Gestores da Microsoft, Bosch, Ikea, Google e Bold revelam estratégias para serem mais eficientes no trabalho.

Como os gestores de grandes empresas conseguem ser produtivos? Não existem muitos segredos ou regras de ouro, é a verdade. Alguns usam estratégias e truques até bem simples – mas realmente úteis, que os ajudam a ser mais eficientes no trabalho. Para este artigo central, decidimos perguntar a cinco gestores portugueses como gerem o seu tempo e as suas tarefas. Como lidam com o email, como são as suas reuniões, se trabalham nas férias. Como mantêm o foco e conseguem ser produtivos, aproveitando ao máximo o seu dia.

“PROCURO APLICAR O RACIONAL DE LER E RESPONDER A EMAILS APENAS TRÊS VEZES POR DIA.”

Pedro Miguel Reis, diretor da Unidade de Negócio de Modern Workplace da Microsoft Portugal

Gestão do email.
“O email é uma ferramenta essencial para o meu trabalho. Mas procuro aplicar o racional de ler e responder a emails apenas três vezes por dia: início da manhã (08h00), antes da pausa para almoço (13h00) e ao final da tarde. Reservo na minha agenda os três slots para o fazer. Naturalmente nem sempre é possível, mas tento ser disciplinado porque acredito que rentabilizo esse tempo.”

Reuniões com estratégia.
“Procuro, sempre que possível, que as reuniões não tenham mais do que seis pessoas para minimizar o nível de entropia associado, não excedam os 45 minutos porque há alguma tendência a dispersar e a desfocar do tema principal da reunião, e que a agenda esteja previamente definida e que seja clara para todos, de forma a não existirem quaisquer dúvidas sobre o output esperado da reunião.”

Ferramentas que não dispensa.
“Para gestão inteligente do email já não consigo viver sem uma funcionalidade no Outlook designada ‘focused inbox’, que através de tecnologia baseada em machine learning separa automaticamente os emails prioritários dos restantes, com base no meu histórico comportamental ao longo dos últimos meses. Isto traduz-se, diariamente, em menos 30 a 50 emails que nem chego a abrir. E o mais fantástico é que nunca falha. Adicionalmente, o OneDrive for Business é essencial também porque me permite aceder em tempo real a todos os meus documentos, independentemente do local onde esteja ou do dispositivo que estou a utilizar. A informação está sempre comigo, posso partilhá-la facilmente com terceiros e em total segurança.”

Foco no trabalho.
“Não tenho dificuldade em concentrar-me. O ruído ao meu redor não afeta a minha capacidade de trabalho, até porque há muitos anos que estou habituado a trabalhar em open space ou em mobilidade, pelo que qualquer espaço pode ser ‘o meu escritório’. Contudo, se tiver de finalizar algo muito urgente ou com um deadline mais apertado, tendo a isolar-me um pouco por forma a não ser interrompido até concluir o meu trabalho.”

Trabalho nas férias.
“Procuro não trabalhar nas férias. Abro exceções, obviamente, se houver um tema muito urgente que não possa delegar a outro membro da equipa. Na Microsoft é, de resto, muito valorizado que os colaboradores tenham um bom equilíbrio entre a vida pessoal e familiar e a profissional. Pessoalmente, limito-me a ver emails no telemóvel duas vezes por dia, até porque raramente levo o PC comigo.”

Motivação no trabalho.
“Tenho dois fatores críticos para me sentir motivado: adorar aquilo que faço (projetos ou áreas de negócio com as quais me identifique) e estar 100% alinhado com a missão e os valores da empresa. Na Microsoft acreditamos que podemos ter um impacto real no mundo. Existe uma cultura de growth mindset, o que significa que sentimos que não existem limites ou impossíveis. Existe espaço para inovar, mas também para testar e errar. Defendemos que sem o erro não existe inovação.”

Melhor conselho.
“Diria que a aplicação diária da regra do 80/20 pode ajudar. Temos que assumir que não existe tempo para tudo e alguma coisa terá que ficar para trás. Portanto, esta priorização é crítica para o nosso sucesso, quer a nível pessoal como a nível profissional.”

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“A MELHOR FERRAMENTA DE GESTÃO PARA QUEM TEM FUNÇÕES DE LIDERANÇA CHAMA-SE BOM SENSO.”

Carlos Ribas, representante da Bosch em Portugal

Ferramentas que não dispensa.
“A melhor ferramenta de gestão para quem tem funções de liderança chama-se bom senso. Ter os dados objetivos que suportam a decisão na mão e saber interpretá-los corretamente com visão no futuro requer, sem dúvida, ousadia, coragem, mas sobretudo bom senso para otimizar o resultado operacional da organização. E a sorte não pode ser esquecida, ela acontece.”

Reuniões com estratégia.
“Por norma sou muito objetivo, direto e focado. Não sou apreciador de reuniões longas e carregadas de debates. Tento sempre estar bem preparado, e ser o mais transparente e objetivo possível. Tanto quanto possível, impeço a utilização de telemóveis e computadores durante as reuniões, com exceção de quem está a fazer as apresentações.”

Pausas no trabalho.
“Faço as minhas pausas normais para refeições, na cantina da empresa onde também aproveito para conversar com os colaboradores, ouvi-los, e uma brincadeira de vez em quando. O número de pausas varia todos os dias. Liderar não é ter uma agenda, mas sim estar presente no sítio certo, no momento exato. E isso todos os dias tem contornos diferentes.”

Obstáculo à produtividade.
“Não gosto do telefone. Um telefone que toque duas vezes é o suficiente para me começar a stressar. Reduzo o tempo das conversas telefónicas ao mínimo.”

Estratégia para definir prioridades.
“É natural e quase intuitivo. Prioridade um, dois e três são as nossas pessoas. Quando conseguimos obter o compromisso da equipa de forma inequívoca, o resto vai acontecendo pelo respeito, pela cumplicidade, vontade de aprender, querer fazer mais e melhor. Prioridade das tarefas é algo muito lato, pois todas as decisões que diariamente tomamos são baseadas em prioridades do momento e com a respetiva análise de risco/consequências prováveis.”

Área a melhorar para ser mais produtivo.
“Seguramente posso melhorar a minha forma de estar na vida em tudo, o mundo está num processo de transformação sem precedentes. Todos temos que nos adaptar a este novo mundo, saber interpretar os sinais que nos chegam e ter a capacidade para melhorar utilizando as novas tecnologias que todos os dias chegam ao mercado.”

Melhor conselho.
“Estudei durante alguns anos num colégio católico, e no segundo ano do ciclo tive um Padre como professor de Português. Nunca me esqueci de uma questão que esse Padre me colocou numa das aulas: ‘Carlos, sabes qual é o verbo mais importante da língua portuguesa?’. Encolhi os ombros e, estando numa aula de Português, respondi ‘todos’. O Padre disse-me: ‘Errado, nunca na tua vida te esqueças do que te vou dizer. O verbo mais importante é o verbo querer. Quando realmente queres, consegues’. Penso ter sido dos melhores conselhos que recebi na minha vida.”

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“NOS DIAS EM QUE TENHO ALGUMA COISA ESPECÍFICA EM QUE PRECISO DE MANTER O FOCO, OU UTILIZO AS ZONAS DE SILÊNCIO QUE TEMOS NO ESCRITÓRIO, OU FICO A TRABALHAR A PARTIR DE CASA.”

Ricardo Pereira, diretor financeiro da IKEA Portugal

Foco no trabalho.
“Na IKEA temos um espaço de trabalho aberto, flexível e muito informal, o que corresponde à nossa cultura de trabalho. Não existem gabinetes. Confesso que quando chego todos os dias o primeiro desafio é encontrar um sítio onde me sentar…! Naturalmente, trabalharmos assim num espaço aberto pode dificultar a concentração. Nos dias em que tenho alguma coisa específica em que preciso de manter o foco, ou utilizo as zonas de silêncio que temos no escritório, ou fico a trabalhar a partir de casa – temos sempre essa possibilidade, quando necessário.”

Gestão do email.
“O email é uma ferramenta de comunicação indispensável hoje em dia. No entanto, está de tal forma difundido e é tantas vezes sobreutilizado, que se não fizermos uma gestão inteligente e moderada, pode tornar-se contraproducente e uma ameaça à produtividade. Sempre que possível, à maior parte dosemails que recebo, tento dar resposta pessoalmente, numa conversa cara a cara. Acredito que este é um comportamento muito comum para nós, na IKEA: valorizamos o lado humano e o contacto pessoal.”

Ferramentas que não dispensa.
“Confesso que sou early adopter no que diz respeito aos dispositivos tecnológicos. Acredito que a tecnologia tem um papel emergente no nosso dia-a-dia e que pode ter um contributo muito significativo para melhorar a nossa vida em casa e no trabalho. Estou sempre pronto e disponível para testar novos gadgets, explorar como podem ser aplicados a novos métodos de trabalho e sou normalmente uma das pessoas que procura estimular os outros a trabalhar de forma diferente. O telemóvel, para mim é indispensável e serve para muito mais do que fazer chamadas e enviar mensagens. Funciona quase como o meu assistente pessoal, para a minha vida profissional e privada.”

Reuniões com estratégia.
“‘Tilsammans’ é um conceito sueco que está no centro da nossa cultura organizacional. Em português quer dizer ‘união’ e na prática significa que cada pessoa é importante, ouvida e contribui para o negócio. Na IKEA trabalhamos de forma colaborativa, o que sendo muito enriquecedor, exige algum esforço para garantir que todas as pessoas estão alinhadas no mesmo sentido. Isto torna-se particularmente notório nas reuniões, em que normalmente estão várias pessoas envolvidas. Para assegurar a produtividade destes momentos de discussão e partilha, é imprescindível ter um alinhamento prévio da agenda e gerir as expectativas de tempos. Adicionalmente, os dispositivos que temos hoje em dia permitem-nos fazer um acompanhamento simples, com notas sobre os tópicos discutidos, posteriormente partilhadas com as equipas responsáveis.”

Pausas no trabalho.
“Apesar de sermos uma multinacional, com mais de 355 lojas, em mais de 29 mercados, as origens suecas da IKEA estão muito presentes no nosso dia-a-dia de trabalho. Um exemplo concreto são, precisamente, os momentos FIKA, que acontecem em qualquer loja IKEA, em qualquer sítio do mundo. As normais pausas para café que na verdade servem mais como pequenos momentos de convívio do que propriamente para beber café.”

Trabalho nas férias.
“O balanço entre a vida pessoal e profissional é fundamental para promover e incentivar a produtividade. Este é um aspeto muito valorizado na IKEA. E quem entrar no nosso escritório a partir das 18h00 poderá testemunhar isso mesmo, pois dificilmente encontrará alguém. De facto, a exaustão compromete o melhor potencial de qualquer pessoa. Evito ao máximo trabalhar durante as férias. Dada a minha função, tento apenas acompanhar os emails mais importantes e estou sempre disponível e acessível para ajudar. Enquanto líder, o meu papel é confiar na minha equipa e delegar-lhes também responsabilidades. Só assim podemos continuar a desenvolver as pessoas, para fazerem crescer e evoluir o negócio.”

Melhor conselho.
“Acredito que não existem impossíveis e que tudo pode ser feito, com vontade e determinação. Na IKEA, simplicidade significa eficiência e naturalidade na forma como abordamos os vários temas. Ingvar Kamprad, que fundou a IKEA quando tinha apenas 17 anos, dizia que ‘a simplicidade e o senso comum devem caracterizar qualquer planeamento ou estratégia’. Acho que este é um bom segredo para a produtividade!”

Fonte: Revista That’s Business

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