Atualmente, a necessidade de redigir um e-mail profissional pode ocorrer inúmeras vezes. Seja para uma empresa, cliente ou chefe, é muito importante saber como escrever um e-mail formal de forma eficaz. É uma tarefa relativamente simples, porém, pode gerar algum nervosismo para quem não está habituado a fazê-lo.

Veja algumas das nossas dicas para que possa compor um email formal de forma eficaz, objetiva e clara.

1. Definir o objetivo e destinatário

Este passo é muito importante para o ajudar a pensar nas formas de saudação e despedida adequadas ao recetor. Conhecer o interlocutor é um dos primeiros passos para a eficácia do seu e-mail.

2. Escolher o assunto de e-mail de forma correta

Tente ser sucinto e direto na descrição do assunto – mencionando de que se trata o email. O título do email deverá corresponder sempre ao conteúdo mencionado no corpo do e-mail. Caso prefira, poderá elaborar o título após redigir o email para garantir que o título corresponde ao corpo do email.

3. Escolher a saudação adequada

Se não conhecer o seu interlocutor, pode optar pela fórmula de saudação mais formal “Ex.mo(a) Senhor(a)”. Caso conheça o destinatário, mas não tenha confiança, poderá usar as fórmulas “Prezado(a), Estimado(a) ou Caro(a)”. No caso de conhecer bem a pessoa, poderá saudá-la com um “Bom dia, como está?”.

Em todos os casos de saudação, é sempre agradável abordar o interlocutor pelo seu primeiro e último nome.

4. Ser conciso na mensagem

Um e-mail eficaz consegue captar imediatamente a atenção do leitor. Pense no objetivo de envio do seu e-mail: se pretende informar, pedir algo ou vender algum produto/serviço. Use o verbo central logo no primeiro parágrafo: “Venho por este meio informar/solicitar/apresentar…”

Menos é mais: deverá utilizar poucas palavras, simples e reconhecidas por todos, texto curto e conciso.

5. Dar atenção aos anexos

Sempre que enviar um anexo, mencione-o sempre no corpo de e-mail. Tenha o cuidado de atribuir nomes adequados ao documento, optando por nomes curtos e sem espaços. Sempre que for possível, envie o documento em formato não editável (ex.: PDF);

6. Termine com impacto

Frequentemente são utilizadas as clássicas fórmulas do “Cordialmente/Atentamente/Com os melhores cumprimentos”. No entanto, de modo a tornar o seu email mais empático, opte por utilizar expressões como “Aguardo com expectativa o seu contacto”; “Estou ao inteiro dispor para qualquer esclarecimento adicional”.

Utilizar estas expressões tornam o nosso email mais harmonioso e poderão definir o sucesso do mesmo.

7. Fazer revisão atenta ao email antes do envio

Um email sem gralhas, erros ortográficos, gramaticais ou de pontuação dão uma imagem global impecável e revela bons atributos sobre quem o escreveu e também sobre a instituição/empresa que representa.

Assim, é importante reler todo o texto com olho clínico antes de enviar o email, passando uma imagem positiva ao nosso interlocutor.

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